Méthodes et outils pour le déconfinement

Etape 1 : où en est ma bibliothèque ?

Quels sont les ouvrages en prêt ? Deux rapports sauvegardés utiles :

Le nombre d’ouvrages en prêt par site

  • SELECT count(*) as Nombre_de_pret, branchcode as Site
    FROM issues
    Group by branchcode

Liste des ouvrages en prêt :

  • SELECT c.date_due, b.title, b.author,
    i.itemcallnumber, i.barcode, i.location
    FROM issues c
    LEFT JOIN items i ON (c.itemnumber=i.itemnumber)
    LEFT JOIN borrowers p ON (c.borrowernumber=p.borrowernumber)
    LEFT JOIN biblio b ON (i.biblionumber=b.biblionumber)
    ORDER BY c.date_due ASC

L’abonnement de certains usagers a-t-il expiré durant le confinement ?

  • SELECT cardnumber
    FROM borrowers
    WHERE dateexpiry BETWEEN <<Compte expire entre le|date>> AND <<et le|date>>

On peut repousser la date de l’abonnement pour ces lecteurs avec la modification par lot d’adhérents. Si on est en 19.11, on peut directement accéder à la modification par lot à partir du résultat du rapport sauvegardé, sinon, copier le résultat, et aller dans Outils, modification par lot d’adhérents.

Etape 2 : le traitement des retours

Deux choix semblent se profiler dans le première phase  :

  • Pas de retour dans un premier temps
  • Mise en quarantaine des retours

Pas de retour…

dans ce cas, il faut repousser les dates de retour et désactiver les relances.

– Repousser la date des prêts -> plugin ChangedueDate
– Désactiver les notifications de retards :
o Augmenter les dates de fermeture de la bibliothèque / vérifier les valeurs des préférences systèmes : OverdueNoticeCalendar : Ignorer / tenir compte du calendrier dans le calcul des cycles de réclamation des prêts en retard.
o Utilisation du calendrier pour ne pas mettre de pénalités (amendes / suspension) au moment du retard : voir les préférences systèmes finesCalendar et SuspensionsCalendar

cf. https://www.biblibre.com/fr/blog/preparer-une-bibliotheque-a-une-fermeture-dans-koha/

Gestion d’une quarantaine au retour

Plusieurs solutions peuvent être envisagées, nous ne les détaillerons pas pour le moment car nous attendons des retours d’expérience : 

  1. Stocker les documents sur des chariots le temps de la quarantaine sans faire de retour
    • Avantages : peu de manipulation des ouvrages ; le statut reste indisponible (toujours en prêt) ; pas de paramétrage dans Koha ;
    • inconvénients : pas de visibilité à l’OPAC de la quarantaine ; problème pour les étudiants qui ont besoin d’un quitus (il est possible de leur proposer de faire la demande quitus via leur dossier lecteur 15 jours plus tard)
  2. Modifier la localisation des documents en les affectant à une localisation quarantaine au retour. Utiliser la préférence système ReturnToShelvingCart (version <19.05) ou UpdateItemLocationOnCheckin (Version >= 19.05) pour affecter une nouvelle localisation au retour. Cette localisation peut être enlevé automatiquement au bout de x heures en lançant un script (misc/cronjobs/cart_to_shelf.pl)
    • Avantages : permet de savoir où sont les exemplaires ; l’information peut être enlevée de manière automatique ; l’information apparaît à l’OPAC
    • inconvénients : on doit manipuler les ouvrages pour faire le retour (sauf si boites de retour automatiques) ; l’exemplaire reste disponible à l’OPAC de la quarantaine
  3. Modifier le statut des documents en les affectant à un statut non prêtable (Valeurs autorisées pour la catégorie NOT_LOAN) quarantaine grâce à la préférence système : UpdateNotForLoanStatusOnCheckin. Pour enlever ce statut, on peut utiliser une requête SQL suivi d’une modification par lot (attention une limite existe sur le nombre d’exemplaires qu’on peut modifier en une seule fois). L’université de Rennes 2 propose un script qui peut être automatisé si on a accès à son serveur (demander à son prestataire à défaut) : https://github.com/DSI-Universite-Rennes2/koha-unquarantine
    • Avantages : l’information apparaît à l’OPAC ; les exemplaires ne sont plus disponibles
    • inconvénients : on doit manipuler les ouvrages pour faire le retour (sauf si boites de retour automatiques) ; on doit faire une action sur Koha pour modifier le statut (sauf si on peut programmer le script ci-dessus) ; si on autorise les réservations sur documents disponibles, un retour pour mise à disposition peut mettre le statut en quarantaine.
  4. Prêter les documents retournés à un utilisateur ou plusieurs utilisateurs dans une catégorie d’usagers de type Statistiques « quarantaine ». On peut envisager un utilisateur différent pour chaque jour de quarantaine. Etant donné les nombreuses manipulations, cette solution semble convenir pour de petites bibliothèques avec un faible volume de retours à gérer.
    • Avantages :  les exemplaires ne sont plus disponibles ; on peut faire des retours par lot après quarantaine à partir de la fiche du lecteur « quarantaine » (mais vérifier si les messages conernant les réservations s’affichent bien)
    • inconvénients : on doit manipuler les ouvrages  deux fois pour faire le retour (sauf si boites de retour automatiques)  et le prêt ; l’information n’apparaît pas à l’OPAC (sauf si on autorise l’affichage du nom de l’emprunteur).
  5. Faire les retours en étant positionnés sur un site fictif « quarantaine » et utiliser la fonction des rotations tournantes dans outils (activation de la préférence système StockRotation). Cette solution ne paraît pas concluante. Si on fait le retour sur le site quarantaine, le livre reste disponible. La rotation du site quarantaine vers le site d’origine ne se fait pas automatiquement. Si on n’utilise pas l’OPAC Koha, la notion de transfert n’apparaît pas immédiatement et cela peut laisser croire à l’usager que le document est disponible.

Etape 3 : autoriser des prêts à la demande en mode « drive » – pas d’accès libre aux collections

Deux pistes :

  • Autoriser les réservations en libre-service (modifier le tableau des règles de circulation) et donner des créneaux au lecteur pour venir les récupérer

Voir ces ressources pour la gestion des réservations :

https://support.collecto.ca/portal/kb/articles/autoriser-ou-pas-la-reservation-d-exemplaires-disponibles

http://koha-fr.org/kohala/wp-content/uploads/2017/10/koha-reservations.pdf

  • Proposer aux usagers d’envoyer un panier de notices du site web à l’adresse de la bibliothèque ?
  • Utiliser les demandes d’articles de manière détournée ?